Como fazer Benchmarking em operações logísticas?

Você já parou para analisar quão eficientes são suas operações logísticas atualmente? Como a sua empresa poderia diminuir os custos na área sem impactar a qualidade do processo? O que poderia estar fazendo melhor? Essas são perguntas que executivos do ramo se fazem frequentemente, afinal a logística se tornou fundamental quando falamos em qualidade de serviço para o consumidor e redução de custos para a empresa.

Para descobrir as respostas para essas e muitas outras perguntas que surgem ao longo do caminho, o benchmarking é uma ótima opção. Afinal, uma análise das práticas de mercado, dos seus concorrentes, e também da própria empresa, pode trazer várias respostas para quem quer otimizar suas operações logísticas. Continue lendo para entender mais.

O que é Benchmarking?

Benchmarking pode ser definido como um processo contínuo de avaliação e comparação de processos semelhantes (produtos, serviços ou práticas) entre empresas do mesmo setor ou diferentes setores com processos similares para que, a partir disso, sejam traçadas metas de melhorias. O objetivo dessas melhorias é atingir o melhor nível de excelência em uma área ou atividade da empresa quando comparada a concorrentes, ou mesmo empresas reconhecidas como líderes em suas indústrias.

Apesar de possíveis variações de acordo com o objetivo principal da empresa, o processo de benchmarking tradicional pode ser dividido em quatro etapas:

1) Seleção de processo e indicadores a serem comparados

2) A efetiva comparação com outras empresas

3) Entender diferenças e seus motivadores

4) Identificação dos passos necessários para implementação das melhorias que foram detectadas

Benchmarking em logística

Agora que já vimos o que é benchmarking, vamos falar mais especificamente do benchmarking dentro das operações logísticas. Antes de qualquer coisa, é preciso definir quais componentes do supply chain serão o foco da análise. Para isso, é importante mapear e entender o escopo, os limites e o funcionamento dos processos atuais da empresa. Alguns fatores a serem considerados durante a definição dos processos para análise são:

– A importância do processo para o cliente

– O custo de cada processo em relação ao custo tota

– O potencial de redução de custo que melhorias podem proporcionar

Para cada uma dessas questões, devem ser atribuídos pesos para a formação de um ranking de importância. O número de processos que serão analisados, em geral, vai depender do tempo e recursos disponíveis para a realização do benchmarking. Algumas da áreas mais comuns para a realização deste processo em logística são:

1) Custos de transporte como um percentual da receita: custos com frete, pedágios, seguros, adicionais de permanência ou outros custos acessórios, a variedade de oferta e a possibilidade de renegociação são algumas da variáveis a serem consideradas em um benchmarking de custos.

2) Taxas de utilização e oportunidades de consolidação: em determinados casos, podem existir grandes potenciais de redução de custos através de consolidação de pedidos e melhor utilização da frota veicular, seja própria ou de terceiros. Verificar se os processos da empresa permitem a identificação e a realização dessas oportunidades é frequentemente uma área analisada no benchmarking.

3) Fluxo de pedidos: comparar como funciona o fluxo de pedidos, desde sua criação até a conclusão, costuma proporcionar oportunidades de melhoria. Algumas das variáveis a serem consideradas são a frequência e o tamanho dos pedidos, a quantidade de pedidos especiais ou urgentes, a ocorrência de falta de produtos em estoque, o número de reclamações recebidas, entre outros.

4) Custos de armazenagem: equilíbrio entre estoque de segurança e lead time para entrega, tempo de ciclo de pedidos, e mesmo os custos de armazenamento como um todo são variáveis importantes que podem ser analisadas em um processo de benchmarking logístico.

Independente dos indicadores analisados, que serão definidos de acordo com os objetivos da sua empresa, o processo de benchmarking pode trazer ideias de melhorias para as operações logísticas que não surgiriam sem o conhecimento sobre o mercado, concorrentes ou empresas fortes na atividade. 

3 dicas importantes para fazer benchmarking

A realização de Benchmarking deve ser uma tarefa contínua, porém geralmente exige muito trabalho. Separamos 3 dicas práticas para realizar benchmarking na operação logística em sua empresa:

1) Reforce a comunicação com o seu time:

Tenha certeza que todos da equipe sabem o que e por que vocês estão fazendo benchmarking. A empresa deve deixar claro que entende que todos buscam fazer o melhor, mas independente disto pode haver oportunidades de melhoria fora dela. Ter isso alinhado no início do processo é essencial para que a análise seja produtiva e que o foco do estudo permaneça;

2) Conte com ajuda qualificada:

Por mais que você conheça muito bem os processos da sua empresa, benchmarking pede ajuda especializada. Se você não tem fontes, conhecimento ou tempo suficientes para fazer benchmarking da sua empresa, o ideal é contar com ajuda externa. Um time especializado irá orientá-lo em todo o processo: da identificação de indicadores a serem comparados à sugestão de melhorias.

3) Seu objetivo final é a otimização de processos e de custos:

Infelizmente, muitas iniciativas de benchmarking falham por falta de foco ao longo do projeto ou por preconceito ao interpretar os dados finais do estudo, fazendo com que a empresa deixe de colocar em prática ações de melhoria. Para se evitar isso, é fundamental usar um método de benchmarking que chegue a conclusões que possam ser reproduzidas.

Se bem executado, o benchmarking gera conhecimento sobre as melhores práticas e esse conhecimento pode ser aplicado para transformar os processos logísticos da sua empresa. Independente do seu objetivo principal, seja reduzir custos, entregas mais rápidas, armazenamento mais inteligente, entre outros, analisar as empresas que são fortes em cada um desses pontos pode ser o primeiro passo para se atingir um nível de qualidade ainda maior em suas operações logísticas.

E conte com a nossa ajuda nesta tarefa: conheça mais sobre a IMC Logistics e como trabalhamos para otimizar operações logísticas de maneira proativa e baseada em resultados.